Укротить хаос
многозадачности
Несмотря на десятилетия применения различных методик управления личной
эффективностью, начиная с to do списков и заканчивая сложнейшими
программами по управлению проектами, руководители и менеджеры по-
прежнему испытывают невероятное давление горящих сроков, или попросту
авралов по всем проектам, имя которым легион.

Проекты разрастаются большими грибницами и гниют на корню, не давая желаемой отдачи для бизнеса и личного удовлетворения. Состояние расфокуса и растерянности уверенно поселилось в корпоративных переговорных, где высокий приоритет отдаётся каждому проекту и каждой задаче, но в их декомпозиции на исполнительские уровни разворачивается жесточайшая борьба за ресурсы.
Обычные методы повышения эффективности - управление процессами, стандартизация и автоматизация - не дают видимых улучшений.
То же относится и к личной продуктивности. Новейшие гаджеты и специальный софт не помогают снижению количества задач. Сегодня у менеджера высшего звена 12-15 часов расписаны по минутам, а рабочих ежедневных задач
насчитывается от 20 до 50. При этом, в конце дня количество этих задач не
уменьшается, а увеличивается. На каждую задачу отводится все меньше
времени, меньше внимания и погружённости в детали, меньше осмысленности.

У руководителя разгорается сильнейший внутренний конфликт между
необходимостью контроля и ментальной неспособностью обрабатывать такие
объемы информации. Необходимость быстрых решений приводит к
когнитивным искажениям, когда цель подменяется инструментом или разовым
эмоциональным решением. Разочарование и апатия, потеря энергии,
эмоциональное выгорание - первые симптомы серьезного кризиса.
Мы живем в культуре целеполагания, где человечество очень хорошо научилось планировать, выставлять цели, расписывать задачи.
Последние открытия когнитивистики дают богатый материал для размышления. Мы живем в культуре целеполагания, где человечество очень хорошо научилось планировать, выставлять цели, расписывать задачи. У нас
есть цели на все сферы нашей жизни, подробные списки задач и дел. Причём, многие цели в одном «наборе» часто противоречат друг другу.
Мы планируем профессиональный рывок и хотим работать меньше. Планируем амбициозную карьеру и хотим уделять время семье.
Мы планируем одновременно запустить
несколько проектов и хотим работать четыре дня в неделю.
Мы искренне верим, что справимся со всем этим неподъемным грузом задач.
Однако...
У нас в наличии серьезные физиологические ограничения: внимание,
операционная память и переключение между задачами. Когнитивисты говорят, что область мозга, которая отвечает за исполнительские функции осталась неизменной со времён каменного человека.

Наше внимание энергетически, как батарейка смартфона, склонно заканчиваться в самый неподходящий момент. Внимание неустойчиво, неуправляемо, ограничено.

Рабочая память может удерживать несколько минут всего лишь от 5 до 7
объектов. Функция управления задачами плохо справляется, когда цели
противоречат друг другу, когда по пути к одной цели появляется новая цель.
Эта функция просто «тупит» и здорово тормозит, так как на каждую цель нужны
ресурсы, и функция управления задачами должна понять, на какую цель в
данный момент ей направить эти ресурсы.

К сожалению, мы физиологически не приспособлены делать одновременно несколько дел, поскольку внимание у нас не распределяется равномерно по всем целям, а переключается, и поскольку по определённым нейронным цепям не могут бегать одновременно несколько абсолютно разных мыслей, они также бегают последовательно. Пора уже признать, что управлять временем, управлять внешним хаосом других людей - управлять чем-то эфемерным нам не под силу и никакая автоматизация нам не поможет. Необходимо менять подход и управлять тем, что доступно.
— Так что же делать?
— Новый подход к личной продуктивности - управление вниманием. Из
трёх упомянутых ограничений : память, внимание и управление задачами, нам
доступны для развития последние две. Поскольку объемы оперативной памяти
могут наращиваться только в процессе эволюционного развития, а это займёт
тысячелетия. И есть серьезные сомнения, что это вообще произойдёт. Похоже
эволюционно специально заложен такой механизм небольшой операционной
памяти, чтобы нас сберечь от внешних угроз.
Стратегия управления фокусом включает в себя осознание механизма
работы внимания, его продуктивных состояний - фокуса и потока, и
контрпродуктивных - многозадачности. Еще один компонент управления вниманием - навык подавления отвлекающих факторов, как внешних, так и внутренних. Ключевой инструмент - практика осознанности.