Несмотря на десятилетия применения различных методик управления личной эффективностью, начиная с to do списков и заканчивая сложнейшими программами по управлению проектами, руководители и менеджеры по-прежнему испытывают невероятное давление горящих сроков, или попросту авралов по всем проектам, имя которым легион.
Проекты разрастаются большими грибницами, не давая желаемой отдачи для бизнеса и личного удовлетворения. Состояние расфокуса и растерянности уверенно поселилось в корпоративных переговорных, где высокий приоритет отдаётся каждому проекту и каждой задаче, но в их декомпозиции на исполнительские уровни разворачивается жесточайшая борьба за ресурсы.
Обычные методы повышения эффективности - управление процессами, стандартизация и автоматизация - не дают видимых улучшений.
То же относится и к личной продуктивности. Новейшие гаджеты и специальный софт не помогают снижению количества задач. Сегодня у менеджера высшего звена 12-15 часов расписаны по минутам, а рабочих ежедневных задач насчитывается от 20 до 50. При этом, в конце дня количество этих задач не уменьшается, а увеличивается. На каждую задачу отводится все меньше времени, меньше внимания и погружённости в детали, меньше осмысленности.
У руководителя разгорается сильнейший внутренний конфликт между необходимостью контроля и ментальной неспособностью обрабатывать такие объемы информации. Необходимость быстрых решений приводит к когнитивным искажениям, когда цель подменяется инструментом или разовым эмоциональным решением. Разочарование и апатия, потеря энергии, эмоциональное выгорание - первые симптомы серьезного кризиса.
Мы живем в культуре целеполагания, где человечество очень хорошо научилось планировать, выставлять цели, расписывать задачи. Последние открытия когнитивистики дают богатый материал для размышления. Мы живем в культуре целеполагания, где человечество очень хорошо научилось планировать, выставлять цели, расписывать задачи. У нас есть цели на все сферы нашей жизни, подробные списки задач и дел. Причём, многие цели в одном «наборе» часто противоречат друг другу. Мы планируем профессиональный рывок и хотим работать меньше. Планируем амбициозную карьеру и хотим уделять время семье. Мы планируем одновременно запустить несколько проектов и хотим работать четыре дня в неделю. Мы искренне верим, что справимся со всем этим неподъемным грузом задач.
Однако...
У нас в наличии серьезные физиологические ограничения: внимание,
операционная память и переключение между задачами. Когнитивисты говорят, что область мозга, которая отвечает за исполнительские функции осталась неизменной со времён каменного человека.
Наше внимание энергетически, как батарейка смартфона, склонно заканчиваться в самый неподходящий момент. Внимание неустойчиво, неуправляемо, ограничено.
Рабочая память может удерживать несколько минут всего лишь от 5 до 7 объектов. Функция управления задачами плохо справляется, когда цели противоречат друг другу, когда по пути к одной цели появляется новая цель. Эта функция просто «тупит» и здорово тормозит, так как на каждую цель нужны ресурсы, и функция управления задачами должна понять, на какую цель в данный момент ей направить эти ресурсы.
К сожалению, мы физиологически не приспособлены делать одновременно несколько дел, поскольку внимание у нас не распределяется равномерно по всем целям, а переключается, и поскольку по определённым нейронным цепям не могут бегать одновременно несколько абсолютно разных мыслей, они также бегают последовательно. Пора уже признать, что управлять временем, управлять внешним хаосом других людей - управлять чем-то эфемерным нам не под силу и никакая автоматизация нам не поможет. Необходимо менять подход и управлять тем, что доступно.
Так что же делать?
Новый подход к личной продуктивности - управление вниманием. Из трёх упомянутых ограничений : память, внимание и управление задачами, нам доступны для развития последние две. Поскольку объемы оперативной памяти могут наращиваться только в процессе эволюционного развития, а это займёт тысячелетия. И есть серьезные сомнения, что это вообще произойдёт. Похоже эволюционно специально заложен такой механизм небольшой операционной памяти, чтобы нас сберечь от внешних угроз.
Стратегия управления фокусом включает в себя осознание механизма работы внимания, его продуктивных состояний - фокуса и потока, и контрпродуктивных - многозадачности. Еще один компонент управления вниманием - навык подавления отвлекающих факторов, как внешних, так и внутренних. Ключевой инструмент - практика осознанности.