Между фокусом и фрагментацией

Что создает перебои в работе и снижение эффективности

В 2005 году Gloria Mark, профессор информатики в University of California, Irvine провела исследование, в ходе которого было выявлено, что в среднем после прерывания рабочего процесса люди тратят 23 минуты и 15 секунд на то, чтобы сфокусироваться и вернуться к первоначальной задаче. Такие прерывания могут быть вызваны многими факторами, такими как электронные уведомления, телефонные звонки, разговоры с коллегами.

Это исследование еще более 15 лет назад предупредило нас о необходимости развития новой компетенции, нового умения - фокусировки и управления прерываниями в рабочем окружении. На тему фокуса и концентрации написано немало хороших книг с подробными советами. Но невозможно поддерживать фокус, если вы не умеете контролировать перебои в своей работе. Преребои сегодня - это не логистическая проблема индустриального мира, а проблемы прерывания и отвлечения потока умственной деятельности сотрудников.

Прерывания и отвлечения - это события или моменты, которые нарушают нашу способность поддерживать концентрацию на определенной задаче. Они отвлекают нас от нашего первоначального фокуса, заставляя наш мозг переключиться с одного контекста на другой.

Подводные камни прерываний и неочевидные последствия отвлечений

За рамками простого снижения продуктивности и эффективности, отвлечения и прерывания имеют более глубокие последствия, которые требуют внимательного рассмотрения.

Продление времени на выполнение задачи: Когда мы говорим о расширении временных рамок, мы редко учитываем потерянное время на переключение обратно на основную задачу после отвлечения. Глория Марк, в своем исследовании, показала, что переключение обратно может занять до 23 минут. Это означает, что наше время на задачу может увеличиться почти в два раза из-за отвлечения, даже если само отвлечение занимает всего несколько минут. Это не только увеличивает общее время выполнения задачи, но и может привести к увеличению рабочего дня и переработкам, что в свою очередь может привести к усталости и снижению качества работы.

Психическое напряжение: Кроме временных последствий, отвлечения и прерывания могут иметь серьезное воздействие на наш психологический комфорт. Непрерывные прерывания и потребность в постоянном переключении между задачами могут вызывать стресс, увеличивать уровень усталости и ухудшать наше общее самочувствие. Такой стресс может усугубляться, если мы стараемся соблюсти сроки и выполнить множество задач. В конечном итоге это может ухудшить наше качество жизни и повлиять на нашу способность сохранять фокус на долгосрочных целях.

Таким образом, прерывания и отвлечения представляют собой не только препятствие для эффективности нашей работы, но и серьезную угрозу для нашего психического благополучия. В свете этого, осознание этой проблемы и поиск стратегий для ее решения становятся критически важными.

Другая сторона медали

Однако, для полноты картины, важно учесть и другую сторону этой проблемы. Хотя прерывания и отвлечения могут ухудшать нашу производительность и благополучие, они не всегда обязательно негативны, и их влияние может отражать интересные нюансы.

Влияние перебоев зависит от характера задачи: Отвлечения могут иметь разные эффекты в зависимости от характера задачи, которую мы выполняем. Для более простых и рутинных задач отвлечения могут не иметь такого же существенного эффекта. Иногда они могут даже способствовать творческому мышлению или помочь в снижении уровня стресса, если они обеспечивают небольшой перерыв. Допустим, вы работаете над рутинной и не требующей глубокого мышления задачей, такой как проверка электронной почты или управление административными задачами. В этом случае прерывание для короткого общения с коллегой или просмотра обновления в социальных сетях может служить небольшой паузой, позволяющей вам продолжить работу с новой энергией и даже снизить уровень стресса.

Индивидуальные различия: Кроме того, отвлечения могут влиять на людей по-разному. Некоторые люди могут быстрее восстанавливать свою концентрацию после прерывания. Это может быть связано с индивидуальными различиями в когнитивном стиле или в способности к саморегуляции. В то же время, некоторые люди могут быть более уязвимы к отвлечениям, особенно если они имеют трудности с вниманием или организацией. Например, профессионалы в области технической поддержки, которые регулярно справляются с несколькими запросами одновременно, могут обнаружить, что они могут быстро и эффективно переключаться между различными задачами без существенного влияния на качество их работы

Таким образом, в то время как прерывания и отвлечения являются важной проблемой, которую нужно учитывать, они также представляют собой сложный феномен, который требует дальнейшего исследования. Их эффекты могут быть неоднозначными и зависеть от ряда факторов, включая характер задачи и индивидуальные различия.

Чем же управлять ? Временем или вниманием?

Оба этих аспекта — управление временем и вниманием - имеют важное значение в современном мире, но можно утверждать, что управление вниманием становится все более важным.

Во-первых, обилие информации и бесконечные потоки уведомлений, вызванные технологиями, требуют от нас ежедневного принятия решений о том, куда направить наше внимание. От нашего умения управлять вниманием зависит наша способность выполнять задачи эффективно и сохранять психическое здоровье.

Во-вторых, в условиях непрерывной работы и "культуры бесконечной занятости" управление вниманием помогает нам лучше справляться со стрессом и уменьшает риск перегрузки.

В-третьих, современные исследования показывают, что многозадачность - стратегия, которая часто используется при попытках эффективно управлять временем — может на самом деле снижать продуктивность и качество работы. Это делает еще более важным умение управлять вниманием и уметь сосредоточиться на одной задаче за раз.

Тем не менее невозможно игнорировать важность управления временем. Планирование, установка приоритетов и управление сроками остаются ключевыми навыками для достижения целей и удовлетворения требований наших профессиональных и личных жизней.

Итак, оба этих аспекта являются ценными и важными, но в современном обществе, перенасыщенном информацией и отвлечениями, управление вниманием может иметь особую ценность.

Хотя отвлечения и прерывания могут иметь разные эффекты в зависимости от индивидуальных различий и характера задачи, общий тренд указывает на то, что они могут существенно снизить нашу способность сосредоточиться и эффективно работать. Это подчеркивает важность управления временем и вниманием, особенно в современном мире, полном отвлекающих факторов. В этом контексте, управление вниманием может иметь особую ценность в современном обществе, перенасыщенном информацией и отвлечениями.

Влияние отвлекающих факторов на карьерный рост

Отвлекающие факторы могут не только подрывать производительность и эффективность работы, но и оказывать негативное влияние на профессиональную репутацию и развитие навыков, что критически важно для карьерного роста.

Во-первых, репутация в рабочей среде играет значительную роль. Коллеги и руководители воспринимают человека, который постоянно отвлекается и не может эффективно управлять своим временем и вниманием, как недостаточно ответственного или недостаточно серьезно относящегося к своим обязанностям. Это может стать препятствием для продвижения по службе, так как частые отвлечения могут создать впечатление неспособности справляться с более сложными и ответственными задачами.

Во-вторых, постоянные отвлечения могут мешать развитию профессиональных навыков и углублению знаний. Процесс обучения и развития требует сосредоточенности и усидчивости. Если работник постоянно отвлекается, его способность усвоить новые знания и навыки снижается. Это не только замедляет его текущую работу, но и может привести к упущенным возможностям для профессионального и карьерного роста в будущем. Возможность непрерывно учиться и совершенствоваться становится все более важной в современном мире, и отвлечения могут стать серьезным препятствием на этом пути.

Тест на способность быстро восстанавливаться после отвлечения или прерывания

1. Как быстро я могу вернуться к основной задаче после отвлечения?
   • Мне сложно снова сконцентрироваться (1 балл)
   • Мне требуется некоторое время, чтобы снова сконцентрироваться (2 балла)
   • Я могу быстро вернуться к задаче (3 балла
2. Как отвлечения влияют на моё эмоциональное состояние?
   • Отвлечения вызывают у меня сильный стресс и раздражение (1 балл)
   • Отвлечения вызывают небольшое раздражение, но я справляюсь (2 балла)
   • Отвлечения не оказывают заметного воздействия на мое состояние (3 балла)
3. Что происходит со мной после отвлечения?
   • Я часто забываю, что делал до этого (1 балл)
   • Я помню, но требуется время, чтобы "вспомнить" все детали (2 балла)
   • Я могу быстро "восстановить" то, что делал до отвлечения (3 балла)
4. Как отвлечения влияют на мою работу?
   • После отвлечения я часто делаю ошибки (1 балл)
   • Иногда после отвлечения я делаю ошибки (2 балла)
   • Я продолжаю работать без ошибок после отвлечения (3 балла)
5. У меня есть стратегии для управления отвлекающими факторами?
   • У меня нет ясной стратегии управления отвлекающими факторами (1 балл)
   • У меня есть некоторые методы, но они не всегда работают (2 балла)
   • У меня есть эффективные стратегии для управления отвлекающими факторами (3 балла)
6. Как отвлечения влияют на моё общее эмоциональное состояние?
   • Мое эмоциональное состояние сильно нарушается, и мне нужно много времени, чтобы успокоиться (1 балл)
   • Мое эмоциональное состояние немного сбивается, но я быстро успокаиваюсь (2 балла)
   • Мое эмоциональное состояние остается стабильным, и я быстро возвращаюсь к работе (3 балла)

Оценка:

• 6-11 баллов: Ваши стратегии управления отвлечениями и ваша способность контролировать свое эмоциональное состояние нуждаются в улучшении. Разработка навыков и стратегий, таких как управление временем, вниманием и стрессом, может помочь вам лучше справляться с отвлечениями и улучшить вашу производительность.
• 12-15 баллов: Вы справляетесь с отвлечениями, но есть место для улучшения. Возможно, вам следует поэкспериментировать с различными стратегиями управления временем, вниманием и эмоциями, чтобы найти наиболее эффективный подход.
• 16-18 баллов: Вы весьма эффективно справляетесь с отвлечениями. Вы, вероятно, обладаете хорошо развитыми навыками управления временем, вниманием и эмоциями, которые помогают вам быстро переключаться и возвращаться к задачам после отвлечения. Продолжайте следить за своими стратегиями и адаптировать их при необходимости.

Многокомпонентные стратегии управления отвлекающими факторами

Стратегии могут включать в себя различные подходы, которые вместе помогают улучшить фокус и управление вниманием. Вот некоторые из них:

1. Тайм-блокировка (Time-blocking): Эта техника заключается в разделении рабочего дня на блоки времени, каждый из которых посвящен выполнению определенной задачи или группы задач. Время, отведенное под конкретную задачу, должно быть свободно от прерываний.
2. Техника "Помодоро": Она предлагает работать непрерывно в течение короткого периода времени (обычно 25 минут), а затем делать короткий перерыв (5 минут). Это помогает поддерживать концентрацию внимания на высоком уровне и обеспечивает регулярные перерывы для отдыха.
3. Управление цифровыми отвлечениями: Использование специальных приложений или настроек на компьютере или смартфоне для ограничения или блокировки уведомлений и прерываний.
4. Упражнения по медитации и майндфулнесу: Эти техники помогают развить способность сосредотачиваться и управлять своим вниманием.
5. Установка правил и границ: Например, создание "безмолвных зон" в офисе или установка конкретных часов, в течение которых прерывания не допускаются.
6. Планирование и приоритизация: Определение ключевых задач на день и отведение на них наиболее продуктивного времени дня может помочь сосредоточиться и сократить прерывания.
7. Саморегуляция и самоосознание: Развитие навыков саморегуляции может помочь управлять эмоциональными реакциями на отвлекающие факторы и снизить время на возвращение к состоянию фокуса после отвлечения.

Комбинирование этих и других стратегий может обеспечить более эффективное управление отвлекающими факторами и улучшить сосредоточенность и производительность на работе.

Полезные ресурсы по теме:
Книги:

Статьи: